Pemeliharaan dokumen adalah kegiatan membersihkan dokumen fisik yang diarsipkan secara rutin untuk mencegah terjadinya kerusakan dokumen yang dapat disebabkan oleh banyak hal, salah satu hal yang dapat mungkin saja terjadi adalah bencana alam seperti banjir yang menyebabkan rusaknya dokumen tersebut. Pemeliharaan arsip atau dokumen tersebut biasanya dilakukan dengan beberapa cara yaitu mengatur ruangan dengan aman dan harus terbebas dari masalah yang dapat merusak dokumen.
Pemeliharaan dokumenCara selanjutnya adalah memperhatikan tempat penyimpanan arsip agar dokumen tersimpan secara tertata, dan terdapat batas pada setiap dokumen untuk menghindari kelembapan yang dapat merusak data fisik tersebut dan masih banyak hal lainnya yang perlu dilakukan.
Sebuah perusahaan dapat menghemat biaya serta tenaga untuk melakukan hal tersebut di atas, apabila pemeliharaan dokumen fisik diberikan kepada pihak lain yang secara bertanggung jawab memberikan layanan penyimpanan dokumen dengan cara terpadu. Sehingga akan menghilangkan masalah yang bisa saja muncul seperti rusak atau hilangnya dokumen.
Cara tersebut akan sangat efektif dan efisien untuk dilakukan, sehingga sebuah perusahaan tidak perlu menyediakan gudang penyimpanan atau tempat penyimpanan lainnya untuk mengamankan dokumen yang dibutuhkan dalam suatu bisnis yang dijalankan. Adapun ruangan atau tempat yang disediakan dapat digunakan untuk kebutuhan kegiatan bisnis yang lebih penting, selain itu dapat sekaligus memangkas pengeluaran perusahaan yang semestinya dibayarkan untuk memelihara dokumen dapat dialihkan untuk pembiayaan kelangsungan bisnis lainnya.
Untuk mendapatkan perusahaan jasa penyimpanan dokumen fisik yang dapat dipercaya, anda tidak perlu merasa khawatir karena PT Reycom Document Solution ( RDS ) dapat menjadi solusi untuk setiap perusahaan yang menginginkan dokumen fisik yang diarsipkan tersimpan secara tertata, rapi dan aman. Anda dapat melihat dari sudah banyaknya klien yang menggunakan jasa dari RDS untuk mengamankan dokumen fisik ( hard copy ) dari sebuah perusahaan, selain itu proses pengambilan dokumen dengan cara yang mudah dan cepat juga dapat dilakukan. karena RDS sendiri menggunakan teknologi Radio Frequency Identification ( RFID ) yang ditempelkan disetiap box nya. Hal tersebut bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah, serta meningkatkan keakurasian pengambilan kembali dokumen yang telah disimpan.
